Organización

Inscripción

El centro de examen deberá establecer y dar a conocer los horarios en que los interesados pueden solicitar información general sobre los exámenes, realizar la inscripción dentro de los periodos de matriculación establecidos y recabar asesoramiento didáctico (recomendación del nivel al que presentarse, preparación del examen, etc.). Por consiguiente, el centro de examen deberá contar con el personal administrativo y docente necesario para ocuparse de la atención al público y de los trámites relacionados con la inscripción de candidatos a las pruebas. El centro de examen no está obligado a realizar todos los niveles del DELE.

Correspondencia

Podemos distinguir:

1. Correspondencia entre el centro de examen y el coordinador: El responsable del centro de examen mantendrá comunicaciones con el coordinador que le corresponda y deberá enviar, en los plazos fijados, los documentos administrativos y económicos que figuran en las Instrucciones para los centros de examen, que contiene un calendario con todas las fechas del proceso y que reciben los centros de examen.
2. Correspondencia entre el centro de examen y los candidatos: los centros de examen mantendrán correspondencia con los candidatos inscritos antes y después de la fecha de examen (envío de la convocatoria oficial de examen y envío de notificaciones de resultados y de diplomas), teniendo siempre en consideración la legislación vigente relativa a la protección de datos de carácter personal y al tratamiento de los mismos que resulte de aplicación en el país de que se trate.

Convocatoria de examen

• Proponer un tribunal de examen que deberá ser autorizado por el coordinador. En los centros de examen que realicen por vez primera una convocatoria, el coordinador propondrá a un examinador debidamente acreditado para presidir el tribunal que se constituya, y se proporcionará la formación adecuada al personal del centro que participe, de modo que en sucesivas convocatorias el centro pueda contar con personas suficientes y debidamente formadas para la constitución de los tribunales de examen.
• Recepción y custodia del material de examen. El responsable del centro adoptará las medidas de seguridad necesarias para garantizar que el material de examen se encuentre bajo custodia hasta la fecha de realización de las pruebas y no sea manipulado por otras personas que no sean miembros del tribunal de examen designado.
• Disposición de aulas
• Elaboración de la documentación requerida (la hoja de confirmación de datos personales, los listados de candidatos, etc.)
• Garantizar que el desarrollo de las pruebas sea acorde con las directrices que marca el Instituto Cervantes para la realización de las pruebas.

Promoción

El Área de Patrocinio y Gestión Comercial, a través de su Departamento de Gestión Comercial, facilitará a todos los centros de examen material publicitario genérico (folletos informativos, carteles, etc.), y éstos podrán elaborar y presentar a su cargo un plan de promoción de los diplomas para su ámbito de influencia, atendiendo a los siguientes planteamientos:

• Público objetivo a quien irá dirigida la campaña
• Acciones para dar a conocer los Diplomas de Español entre profesores y alumnos
• Relaciones con la enseñanza reglada de su zona de influencia
• Diseño y edición de material informativo propio
• Canales de distribución del material publicitario
• Inclusión de información en el portal de Internet de su institución

Didáctica

Además de lo ya mencionado en el apartado “Inscripción”, es deseable que el centro facilite el asesoramiento a los alumnos sobre:

• El nivel de examen recomendado
• Posibilidades de preparación: la institución podrá ofertar cursos de preparación para cada nivel

Examinadores

Los examinadores de los centros de examen tienen que organizar y vigilar las pruebas escritas y llevar a cabo las pruebas orales, bien en calidad de entrevistadores o de calificadores.

Los tribunales estarán constituidos por dos miembros, excepto si existen necesidades especiales, en cuyo caso se podrá contar con un miembro más. Los tribunales se formarán tomando como base la siguiente proporcionalidad numérica:

Nº Candidatos Composición Tribunal:

• Hasta 40 candidatos: 1 Presidente 1 Vocal
• Hasta 80 candidatos: 1 Presidente 3 Vocales
• Hasta 120 candidatos: 1 Presidente 5 Vocales
• Hasta 160 candidatos: 1 Presidente 7 Vocales

Envío de exámenes

El Instituto Cervantes envía todo el material de examen necesario para la celebración de cada convocatoria.

Condiciones económicas

El centro de examen deberá transferir a su centro del Instituto Cervantes de adscripción el 60% del precio aprobado por el Instituto Cervantes. Podrán aplicar los descuentos que consideren convenientes de su margen, garantizando siempre al Instituto Cervantes la transferencia del 60% del precio aprobado.

Por ejemplo: si la matrícula del Diploma de Español B1 tuviese un precio aprobado de 100 €, el centro de examen podrá cobrar como máximo 100 € y podrá aplicar los descuentos que considere convenientes, pero siempre tendrá que transferir al Instituto Cervantes 60 €.

Gastos derivados de las convocatorias

El centro de examen corre con todos los gastos derivados de la organización de los exámenes: correspondencia con los candidatos, envíos de exámenes al coordinador, pago a los miembros del tribunal de examen, material de escritura, etc.

El gasto más importante que se genera en la organización de los exámenes corresponde al capítulo de pago a los examinadores, en caso de que proceda. El Instituto Cervantes ha elaborado una normativa para sus centros en lo que a la constitución de Tribunales y pago de examinadores se refiere. Para los centros de la red externos al Instituto Cervantes, se ha preparado una tabla orientativa con las cantidades recomendadas para los pagos al personal examinador. Esta tabla se puede solicitar a la Dirección de Patrocinio y Gestión Comercial del Instituto Cervantes, a través de su Departamento de Gestión Comercial: diplomas@cervantes.es.

Es aconsejable que las cantidades que abone el centro de examen sean las establecidas por el Instituto Cervantes.

Confidencialidad

El centro de examen debe comprometerse a tratar de forma confidencial la documentación, información, e instrucciones que reciba del Instituto Cervantes y no hacer uso indebido de las mismas.